企業在復工復產背景下如何正確認識並簽署電子合同
在新冠肺炎疫情全球爆發的廣泛影響下，中國大陸各地企業的生產運營均遭受衝擊，復工復產以復甦經濟的任務尤為迫切。為此，中國大陸國務院於2020年3月18日出臺《國務院辦公廳關於應對新冠肺炎疫情影響強化穩就業舉措的實施意見》，力求加快並有序推進企業復工復產。
惟，企業在復工復產過程中的剛性用工、採購及銷售等商業行為往往涉及各類合同的簽署，然現階段仍受制於疫情而不便達成。鑒此，不少企業提出以遠程簽署電子合同的形式替代傳統紙質文本合同，以應對線下簽約不便的障礙。我們謹就簽署電子合同相關實務操作簡析如下。
一、電子合同屬中國大陸法律框架下合法的合同形式
根據《中華人民共和國合同法》規定，合同可以採用書面形式，書面形式則是指合同書、信件和數據電文（包括電報、電傳、傳真、電子數據交換和電子郵件）等可以有形地表現所載內容的形式。
由此可見，以數據電文為載體的電子合同屬法律明列的書面形式合同之一，只要具備法律規定的生效要件，電子合同即具備合同效力，並對合同當事人產生約束力。
二、電子合同較之以傳統合同的特殊生效要件
(一)限使用於特定法律關係
值得關注的是，為應對疫情衝擊下企業的廣泛需求，中國大陸人力資源社會保障部於2020年3月4日下發《人力資源社會保障部辦公廳關於訂立電子勞動合同有關問題的函》，肯認在用人單位與勞動者協商一致的情形下採用電子形式訂立書面勞動合同的效力。
雖然電子合同的應用靈活且廣泛，惟需注意的是，受制於《中華人民共和國電子簽名法》規定，基於交易安全因素的考量，涉及婚姻、收養、繼承等人身關係的文書、涉及停止供水、供熱、供氣等公用事業服務的文書以及法律、行政法規另有規定之不適用電子文書的情形等，不適用電子文書形式。
(二)符合數據電文形式及存儲主體要求
關於數據電文形式的要求，根據《電子簽名法》規定，須能夠有形地表現所載內容，並可以隨時調取查用。
關於儲存主體要求，根據《合同法》規定，“採用數據電文形式訂立合同的”，可採用“指定特定系統”；又，商務部在《電子合同在線訂立流程規範》（SB/T 11009-2013）強調，“通過第三方（電子合同服務提供商）的電子合同訂立系統中訂立電子合同才能保證其過程的公正性和結果的有效性。”
為符合前述數據電文形式及存儲主體要求，如企業擬以電子合同形式訂立契約，建議透過具備雲端服務及保證數據安全能力的第三方存儲系統訂立，一方面確保符合數據電文形式的法律要求，另一方面亦可藉由該等系統的主體獨立性確保電子合同管理及存儲的中立性。
(三)使用合法可靠的電子簽名
根據《電子簽名法》規定，“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力。”而可靠的電子簽名，並非僅為電子化的印章圖形，而係包含其背後的技術支撐如數字證書、時間戳、電子存證等在內的一系列符合法律法規規定的電子簽名技術，具體而言，須同時符合1.電子簽名製作數據用於電子簽名時，屬於電子簽名人專有；2. 簽署時電子簽名製作數據僅由電子簽名人控制；3. 簽署後對電子簽名的任何改動能夠被發現；4. 簽署後對數據電文內容和形式的任何改動能夠被發現等四項條件。
此外，為查驗電子簽名是否達到前述標準，實務中多採電子認證技術作為解決方案，儘管電子認證並非法律法規的強制性要求，但從目前司法實踐看來，經獲得電子認證服務許可的第三方電子認證服務者提供電子簽名認證證書，即可視為普通合同章，具備更為充份的證明力。
三、如何簽訂電子合同
(一)採用合適的電子合同平臺
承前所述，電子合同具有一定專業標準及技術難度，一般企業多需借助第三方電子合同服務提供商訂立電子合同，而選用具有電子認證服務許可的第三方電子認證服務者可極大程度地降低對電子合同使用者的自身技術要求和日後涉訴的舉證難度。
根據《電子簽名法》《電子認證服務密碼管理辦法》等法律法規規定，一家合法提供電子認證服務的主體必須獲得《電子認證服務許可證》及《電子認證服務使用密碼許可證》（合稱“兩證”）。企業可通過中國大陸“工業和信息化部行政許可公開系統”與“國家密碼管理局行政審批結果系統”對相關服務商的兩證進行查詢，以確保該服務商的資質能力。
(二)確定管轄方式
根據《合同法》規定，承諾生效的地點為合同成立的地點。採用數據電文形式訂立合同，收件人的主營業地為合同成立的地點；沒有主營業地的，其經常居住地為合同成立的地點。當事人另有約定的，按照其約定。當事人可根據前述規定結合實際情況確定合同成立地點及管轄條款。
(三)締約人的身份登記及認證
電子合同締約人應在締約前向電子合同服務平臺提交身份登記申請並提交身份材料，法人應提交的材料包括營業執照、統一社會信用代碼證、許可經營證等；自然人則需提交身份證件。經平臺審查通過後，締約人將相應被綁定數字證書。
身份登記成功的締約人雙方在通過平臺正式簽署電子合同前，還應進行身份認證，即對登錄電子合同簽署系統的用戶身份進行驗證。對於法人，服務平臺將查詢在線證書狀態並進行比對；對於自然人，則通過比對個人身份證、密碼及手機驗證碼等信息進行驗證。
(四)電子合同的備份
基於電子合同的特性，其備份要求亦較傳統紙質合同更高，建議將簽署後的電子合同在第三方電子合同服務提供商平臺進行備份，為免合同相對方否認電子合同內容的真實性和效力。
四、總結
電子合同係對傳統合同訂立習慣的重大變革，訂立電子合同不僅為疫情時期的特殊之需，更是互聯網經濟發展的重要趨勢之一。惟電子合同的訂立技術與合規要求之於多數中小企業而言尚處於初探階段，倘企業有訂立電子合同的需求，建議諮詢專業人員或瞭解相關技術標準和法律要求，從而降低試錯成本並充分發揮電子合同的優勢。
（作者徐雪舫是理律法律事務所資深顧問；鄧穎如是上海律同衡律師事務所律師。本文不代表理律法律事務所及上海律同衡律師事務所意見。）